Shortcut Microsoft Project yang Sering Terlewat tapi Super Berguna
Microsoft Project dikenal sebagai salah satu software manajemen proyek paling lengkap, namun kompleksitas fiturnya sering membuat pengguna bekerja lebih lama dari seharusnya. Padahal, banyak aktivitas di Project yang bisa dilakukan hanya dalam beberapa detik bila Anda tahu shortcut-nya.
Sayangnya, sebagian besar pengguna hanya mengandalkan klik manual lewat ribbon dan menu. Hasilnya? Proses penjadwalan lambat, waktu produktif terbuang, dan risiko kesalahan meningkat.
Artikel ini membahas 10 shortcut Microsoft Project yang jarang diketahui tetapi sangat berguna mulai dari navigasi cepat, pengaturan task, hingga cara efektif mengingat shortcut agar efisiensi kerja meningkat drastis.
Shortcut untuk Navigasi Cepat
Bagi manajer proyek atau scheduler, waktu paling banyak tersita bukan pada pengolahan data, melainkan berpindah antar tampilan, tabel, dan kolom. Shortcut navigasi membantu Anda berpindah antar bagian dengan instan tanpa harus menggunakan mouse.
Berikut beberapa shortcut navigasi yang wajib Anda kuasai:
1. Ctrl + G – Pergi ke Task Tertentu
Shortcut ini digunakan untuk langsung melompat ke task tertentu tanpa menggulir panjang.
Contoh: ketik Ctrl + G, lalu masukkan nomor task atau ID, dan tekan Enter. Anda akan langsung berada di baris yang dimaksud. Cocok untuk proyek besar dengan ratusan aktivitas.
2. Ctrl + Tab – Berpindah Antar Tampilan
Jika Anda sering berganti antara tampilan Gantt Chart, Resource Sheet, atau Task Usage, gunakan Ctrl + Tab. Shortcut ini memindahkan fokus antar jendela aktif dengan cepat tanpa membuka ulang tampilan lewat ribbon.
3. Alt + Shift + F2 – Membuka Tampilan Task Entry
Shortcut ini menampilkan Task Entry View, gabungan antara Gantt Chart dan Task Form. Kombinasi ini sangat berguna untuk mengedit dependensi dan resource secara langsung di jendela bawah tanpa meninggalkan tampilan utama.
4. Ctrl + F – Mencari Data Secara Instan
Tidak perlu menggulir ratusan baris. Tekan Ctrl + F untuk menampilkan kotak pencarian dan ketik kata kunci seperti nama task atau resource. Shortcut ini membantu menemukan item yang spesifik secara cepat.
5. Shift + F2 – Mengedit Task Secara Langsung
Alih-alih mengklik dua kali, gunakan Shift + F2 untuk membuka dialog Task Information. Anda bisa langsung mengubah durasi, resource, atau predecessor di jendela pop-up yang muncul.
Shortcut navigasi ini terlihat sederhana, namun bila digunakan secara konsisten, waktu kerja dapat berkurang hingga 30% per proyek.
Shortcut Pengaturan Task dan Timeline
Selain berpindah antar tampilan, efisiensi terbesar datang dari kemampuan mengatur task dan timeline menggunakan keyboard. Berikut shortcut yang jarang diketahui namun sangat membantu manajer proyek dan scheduler.
6. Alt + Shift + Kiri/Kanan – Mengubah Hierarki Task
Gunakan shortcut ini untuk indent atau outdent task.
- Alt + Shift + Kanan: mengubah task menjadi sub-task.
- Alt + Shift + Kiri: mempromosikan task menjadi summary task.
Shortcut ini membantu menjaga struktur Work Breakdown Structure (WBS) tetap rapi tanpa klik manual di toolbar.
7. Ctrl + Shift + F2 – Membuka Tampilan Task Form
Dengan shortcut ini, Anda bisa membuka jendela detail task di bawah Gantt Chart. Task Form menampilkan dependencies, constraints, dan resources yang terlibat. Cocok untuk analisis cepat tanpa mengganti view utama.
8. Alt + F5 – Menyegarkan Tampilan (Refresh)
Saat Anda mengubah durasi atau dependensi, kadang tampilan belum langsung ter-update. Tekan Alt + F5 untuk memaksa Microsoft Project menyegarkan data dan menampilkan perubahan secara real-time.
9. Ctrl + Shift + * – Menampilkan Semua Subtask
Shortcut ini menampilkan seluruh struktur proyek hingga tingkat subtask paling dalam. Sangat berguna ketika Anda ingin meninjau keseluruhan proyek tanpa mengklik satu per satu panah expand/collapse.
10. Alt + Shift + Panah Atas/Bawah – Memindahkan Posisi Task
Shortcut ini memindahkan task ke atas atau bawah dalam daftar. Ideal untuk mengatur urutan aktivitas saat melakukan perencanaan ulang atau menyesuaikan prioritas kerja.
Shortcut pada bagian ini mempercepat manajemen aktivitas sehari-hari tanpa harus beralih ke mouse. Hasilnya, Anda bisa fokus pada analisis proyek, bukan sekadar input data.
Tips Mengingat Shortcut Efektif
Tantangan terbesar bukan menemukan shortcut, melainkan mengingatnya. Banyak pengguna tahu kombinasi tombol, tapi lupa saat dibutuhkan. Berikut beberapa strategi agar Anda dapat menguasainya secara konsisten.
1. Gunakan Prinsip “3 Shortcut per Minggu”
Daripada mencoba menghafal semua sekaligus, pilih tiga shortcut penting setiap minggu. Misalnya:
- Minggu pertama: Ctrl + G, Shift + F2, Alt + Shift + Kanan.
- Minggu kedua: Ctrl + Shift + *, Alt + F5, Ctrl + Tab.
Dengan pembiasaan bertahap, otot jari Anda akan otomatis mengingat kombinasi tombol tanpa berpikir.
2. Cetak Daftar Shortcut Favorit
Buat satu lembar daftar shortcut dan tempel di dekat monitor. Pilih hanya 10–15 yang paling sering Anda gunakan. Visualisasi konstan akan mempercepat daya ingat dan mengurangi ketergantungan pada mouse.
3. Gunakan Template “Quick Access Toolbar”
Tambahkan shortcut yang sering digunakan ke Quick Access Toolbar di bagian atas jendela Project. Anda dapat mengaksesnya dengan tombol Alt + angka sesuai urutan. Misalnya, Alt + 1 untuk Gantt Chart, Alt + 2 untuk Task Form, dan seterusnya.
Ini membuat kombinasi shortcut terasa lebih alami dan membantu transisi bagi pengguna baru.
4. Latih dalam Proyek Nyata
Tidak ada cara lebih efektif selain praktik langsung. Gunakan shortcut setiap kali memperbarui progres, menambah task, atau mengatur dependensi. Kebiasaan ini akan menghemat waktu signifikan dalam jangka panjang.
5. Gunakan Warna atau Kode untuk Kategori Shortcut
Gunakan pendekatan visual. Misalnya:
- Biru: Navigasi
- Hijau: Task management
- Oranye: Tampilan dan format
Dengan pembagian kategori, otak lebih cepat mengasosiasikan fungsi shortcut tertentu dengan konteks penggunaannya.
Kesimpulan
Menguasai shortcut di Microsoft Project bukan sekadar trik produktivitas. Ini adalah bagian penting dari kemampuan teknis seorang manajer proyek modern. Dengan memahami dan menerapkan shortcut yang jarang diketahui, Anda dapat:
- Meningkatkan kecepatan input dan pengeditan data.
- Mengurangi risiko kesalahan akibat klik manual.
- Fokus lebih pada analisis dan pengambilan keputusan strategis.
Menguasai kombinasi tombol ini akan memberi Anda keunggulan kompetitif sebagai project planner atau scheduler yang efisien. Tidak hanya mempercepat pekerjaan, tetapi juga memperlihatkan profesionalisme dalam mengelola proyek kompleks dengan presisi tinggi.
Ikuti pelatihan Microsoft Project bersama instruktur berpengalaman untuk memahami cara membuat jadwal akurat, memantau progres, hingga mengelola resource secara efektif. Klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial.
Referensi
- Microsoft Learn. (2024). Microsoft Project Keyboard Shortcuts Guide.
- Project Management Institute (PMI). PMBOK® Guide – Seventh Edition.
- TechRepublic. (2023). Time-Saving Tips for Microsoft Project Users.
- Simon, J. (2024). Improving Productivity in Project Management Software.